Accesarea fondurilor nerambursabile, fie că sunt europene sau naționale, presupune parcurgerea mai multor etape și pregătirea unei documentații specifice, ambele reprezentând proceduri pe care un antreprenor nu le-a făcut niciodată sau, cel puțin, nu le face frecvent. Tocmai de aceea, atunci când vor să acceseze fonduri nerambursabile, aceștia apelează la firme de consultanță, experiența și expertiza lor reprezentând garanții pentru sporirea șanselor de a obține o finanțare nerambursabilă.

Primul lucru care trebuie amintit în acest context este acela că finanțatorul nu-l obligă pe antreprenor să contracteze serviciile unei firme de consultanță. El este liber să parcurgă singur toate etapele și să își întocmească planul de afaceri și celelalte documente solicitate. Dacă acestea sunt făcute conform instrucțiunilor menționate în ghidul solicitantului, atunci proiectul are toate șansele de a primi finanțare.

Însă, tocmai pentru că antreprenorii nu au această expertiză și pentru că doresc să își sporească șansele de a primi finanțare pentru proiectul de investiții dorit, ei apelează la serviciile unei firme de consultanță.

Sunt cheltuielile de consultanță eligibile?

Cheltuielile de consultanță sunt cheltuieli eligibile în cazul celor mai multe programe de finanțare europene sau naționale, astfel că sumele de bani plătite de către antreprenor firmei de consultanță vor fi decontate de către finanțator, însă cu îndeplinirea mai multor condiții:

  • dacă proiectul depus este selectat pentru finanțare și se încheie contractul de finanțare;
  • dacă sunt respectate prevederile din ghidul solicitantului privind atribuirea contractului de consultanță;
  • dacă sunt respectate plafoanele maxime până la care cheltuielile de consultanță sunt eligibile, conform ghidului solicitantului;
  • dacă sunt respectate instrucțiunile privind efectuarea plăților.

După cum am menționat mai sus, cheltuielile de consultanță sunt eligibile doar dacă nu sunt depășite plafoanele maxime prevăzute în cadrul ghidului solicitantului. În cadrul fiecărui program de finanțare sunt prevăzute reguli diferite, însă, în majoritatea situațiilor, cheltuielile cu consultanța sunt eligibile dacă nu depășesc următoarele plafoane maxime:

  • 5% din valoarea eligibilă a proiectului în cazul proiectelor fără construcții;
  • 10% din valoarea eligibilă a proiectului în cazul proiectelor cu construcții.

În mod evident, există și programe de finanțare care nu aplică aceste plafoane, iar cel mai bun exemplu se regăsește în cazul programelor naționale de finanțare. În cazul Start-up Nation, consultanța este eligibilă până la un prag maxim de 8.000 de lei, sumă ce include și eventualul TVA.

Negocierea unui contract de consultanță

Negocierea dintre cele două părți (firmă de consultanță și antreprenor) nu se produce întotdeauna de pe o poziție de egalitate, astfel că antreprenorul nu poate impune întotdeauna clauzele pe care le dorește în cadrul contractului de consultanță. Principalele probleme sunt:

  • discuția cu firma de consultanță are loc foarte târziu, cu puțin timp înainte de deschiderea sesiunii de depunere a proiectelor, sau chiar cu puțin timp înainte ca aceasta să se închidă, astfel că firma de consultanță nu poate sau nu vrea să facă concesii;
  • antreprenorul nu are cunoștințe minime privind etapele pe care proiectul le va parcurge sau documentația necesară, iar acest lucru este exploatat de către firma de consultanță;
  • antreprenorul are așteptări nerealiste privind garantarea obținerii finanțării.

Prin urmare, pentru a nu fi forțat să accepte clauzele pe care firmele de consultanță le impun, antreprenorul ar trebui să aplice următoarele sfaturi:

  • să se documenteze cu privire la condițiile pe care va trebui să le respecte, iar pentru asta va trebui să studieze ghidul solicitantului aferent programului urmărit;
  • să poarte discuții cu firmele de consultanță cu mult timp înainte de lansarea programului de finanțare;
  • să solicite un exemplar al contractului de consultanță pe care să îl studieze și pe care să îl poată arăta, eventual, unui avocat;
  • să solicite includerea în contract a unor clauze proprii, pentru concesiile pe care le face firmei de consultanță.

Cei mai mulți antreprenori caută servicii de consultanță atunci când programul de finanțare dorit este deja pe punctul de a se lansa, astfel că firmele de consultanță sunt aglomerate și nu fac concesii. Tocmai de aceea, inițierea unei discuții din timp se poate dovedi foarte importantă pentru negocierea unor clauze favorabile.

Principalele clauze ale unui contract de consultanță

Principalele clauze ale unui contract de consultanță sunt cele care privesc:

  • părțile contractului;
  • obiectul contractului;
  • prețul contractului;
  • drepturile și obligațiile părților.

Cele două părți ale contractului de consultanță sunt, pe de o parte, firma de consultanță, iar pe de altă parte, solicitantul finanțării nerambursabile.

Trebuie amintit faptul că beneficiarul contractului de consultanță trebuie să fie același cu beneficiarul din cadrul proiectului pregătit pentru obținerea unei finanțări nerambursabile. Prin urmare, nu este posibil ca o firmă să plătească serviciile de consultanță, iar o altă firmă să beneficieze de serviciile de întocmire a documentației necesare. Totuși, dacă acest lucru se întâmplă, valoarea contractului de consultanță nu va fi eligibilă, urmând a fi suportată integral de către plătitor din fonduri proprii.

Un al doilea aspect ce trebuie menționat aici este acela că de multe ori antreprenorii semnează contracte de consultanță în nume propriu, în timp ce finanțarea este solicitată de către o persoană juridică. Și acest aspect trebuie, de asemenea, corectat înainte de depunerea proiectului.

Obiectul contractului vizează obținerea finanțării nerambursabile din surse europene sau naționale, iar cele două părți trebuie să se asigure că serviciile detaliate în cadrul acestui capitol sunt eligibile, în concordanță cu prevederile din ghidul solicitantului.

Serviciile de consultanță sunt împărțite între două momente importante, respectiv pregătirea proiectului și implementarea proiectului.

Serviciile de consultanță aferente pregătirii proiectului sunt, în mod frecvent, următoarele:

  • întocmirea cererii de finanțare;
  • întocmirea planului de afaceri;
  • depunerea proiectului în cadrul sesiunii de finanțare;
  • formularea răspunsurilor pentru eventualele solicitări de clarificări privind proiectul depus.

În același timp, serviciile de consultanță aferente implementării proiectului trebuie să acopere următoarele activități:

  • asistență pentru pregătirea achizițiilor publice și selectarea furnizorilor proiectului;
  • întocmirea cererilor de rambursare / plată a cheltuielilor eligibile efectuate;
  • activități generale de management ale contractului de finanțare: întocmirea documentației pentru eventualele acte adiționale, întocmirea rapoartelor de progres, etc.

După ce implementarea proiectului este finalizată, contractul de finanțare își încetează efectele și nu va mai fi în vigoare. Totuși, obligațiile beneficiarului față de finanțator continuă pentru o perioadă de până la cinci ani de zile, numită perioadă de monitorizare.

Prețul contractului este stabilit prin negocierea celor două părți implicate. Prin intermediul ghidului solicitantului, finanțatorul impune doar un plafon maxim până la care acceptă să deconteze serviciile de consultanță. Cu toate acestea, cele două părți pot încheia un contract de consultanță de valoare chiar mai mare de-atât, fără a deconta însă diferența dintre valoarea contractului și plafonul maxim impus în ghidul solicitantului.

Împreună, serviciile de consultanță pentru pregătirea proiectului și serviciile pentru implementarea acestuia trebuie să respecte plafonul maxim impus de către finanțator pentru a fi decontate.

Așa cum am menționat anterior, valoarea contractului de consultanță este eligibilă până la atingerea următoarelor plafoane:

  • 5% din valoarea eligibilă a proiectului în cazul proiectelor fără construcții;
  • 10% din valoarea eligibilă a proiectului în cazul proiectelor cu construcții.

Drepturile și obligațiile părților rezultate din semnarea contractului de finanțare sunt asumate pe durata de valabilitate a acestuia.

Principala obligație a consultantului este una de diligență, adică el va depune toată stăruința pentru atingerea unui anumit rezultat, fără a se obliga la însuși rezultatul preconizat. Cu alte cuvinte, consultantul va urmări obținerea unei finanțări nerambursabile, însă nu poate garanta acest lucru, având în vedere faptul că selecția proiectelor este făcută de către evaluatori contractați de către finanțator, pe baza unor criterii publice din ghidul solicitantului, iar finanțarea nerambursabilă este urmărită de un număr mare de solicitanți, existând astfel concurență.

O posibilă situație ce poate să apară în derularea contractului de consultanță este aceea a neobținerii finanțării nerambursabile.

Atunci când finanțarea nu a fost obținută din cauze ce pot fi imputate direct firmei de consultanță (documentație întocmită în mod eronat, documentație incompletă, nerespectarea termenelor impuse de finanțator, etc), aceasta este obligată să răspundă în fața beneficiarului, returnând valoarea consultanței primită până la acel moment.

Atunci când finanțarea nu a fost obținută din alte cauze ce nu au legătură cu consultantul (concurență ridicată, spre exemplu), acesta nu poate fi făcut răspunzător pentru rezultatul evaluării.

În același timp, principala obligație a beneficiarului contractului de consultanță este aceea de a pregăti și transmite documentele și informațiile care îi revin, în timp util. Este vorba, în special de documente precum:

  • situații financiare anuale încheiate;
  • situații financiare lunare încheiate;
  • Informații privind numărul de angajați, mijloacele fixe deținute, principalii clienți și principalii furnizori;
  • contract de proprietate, închiriere, comodat, concesiune, etc pentru locul de implementare al proiectului;
  • CV-uri, diplome și alte informații privind personalul desemnat de către beneficiar pentru managementul proiectului.

Cum arată un contract de consultanță

Contractul de consultanță nu este impus de către finanțator și nu are o structură obligatorie, așa cum este cazul planului de afaceri sau al cererii de finanțare, spre exemplu. Cu toate acestea, anumiți finanțatori publică pe site-ul propriu modele de contracte de consultanță, pe care cele două părți (consultantul și beneficiarul) îl pot lua cu titlul de exemplu sau recomandare. În mod evident, dacă nu este agreată această formă, nu vor fi probleme ulterioare.

Uzual, firma de consultanță este cea care redactează contractul de prestări servicii și îl oferă clientului pentru negociere și semnare.

Pentru exemplificare, sunt atașate mai jos două modele de contracte de consultanță:

În cazul în care ai întrebări pe marginea acestui subiect, ne poți scrie prin intermediul paginii de contact sau ne poți lăsa un comentariu la finalul acestui articol.

Succes!

Grupul Facebook -Academia de Finanțare

Înscrie-te în GRUPUL FACEBOOK și afla primul noutățile.

Intră în comunitatea Construim Proiecte.ro

Vei primi pe email informatii GRATUITE, utile pentru cresterea afacerii tale.

Felicitări pentru înscriere!